Comment préserver sa culture en scale-up

Comment préserver une culture collaborative dans une entreprise en pleine croissance ? Comment continuer à donner de l’autonomie, de la prise d’initiative et des responsabilités à ses équipes alors qu’on doit structurer et sécuriser son activité ? Comment garder leur motivation alors qu’on recrute des profils plus capés, voire des managers pour les encadrer ?

Voici quelques enseignements issus de l’expérience de Martin Werlen, Co-fondateur de resiliences, notre cabinet de conseil en transformation organisationnelle partenaire et intervenant au sein d’1Kubator.

Comprendre les défis lorsqu’une start-up passe à l’échelle

En dessous de 10-15 salariés, l’organisation d’une startup est très souvent “en râteau”. Ce sont les entrepreneurs-dirigeants qui encadrent les équipes en direct. La communication est fluide, la motivation est au maximum. Tout est à faire ; alors la prise d’initiatives et la responsabilisation des individus est une évidence.

Dès lors que l’entreprise grandit, d’autant plus lorsqu’il y a levée de fonds, le besoin de structurer et d’assurer avec efficience ses activités se fait ressentir. Généralement, l’entreprise :

• Embauche des profils plus seniors et plus expérimentés ; voire recrute des managers pour encadrer les équipes juniors. Sinon, l’entreprise met en position de management des profils techniques sans formation préalable,
• Pousse à la spécialisation des profils et à la division des tâches,
• Mets en place de premiers processus RH (gestion des congés, grille salariale, évolution professionnelle…) et métiers et des mécanismes de contrôle (validation par les managers),
• Segmente l’information pour que les salariés ne soient pas noyés, au risque de siloter l’organisation.

Ça vous rappelle des souvenirs ? Beaucoup d’entrepreneurs ont fui les grandes entreprises par manque de liberté et d’autonomie, écrasées sous un management “commande-contrôle” pour finalement et ironiquement… recréer les modèles managériaux qu’ils ont connu. Quels sont les risques pour la start-up ?

• Désengagement des collaborateurs, turnover, baisse de motivation,
• Processus de décisions plus longs, parfois incompris par les collaborateurs, dont la mise en œuvre peut devenir laborieuse,
• Coût de coordination en hausse,
• Baisse de la créativité et de la capacité d’innovation.

Ce n’est pas une fatalité. Il existe des alternatives managériales et organisationnelles…

Définir un projet organisationnel qui favorise autonomie et coopération

Dans cette phase de croissance rapide des équipes, l’enjeu est de structurer l’entreprise sans détruire la culture collaborative qui la caractérise.

Il s’agit donc avant tout de définir les évolutions possibles :

• Préciser le projet d’entreprise de manière à rassembler les équipes autour d’une vision partagée. Les entreprises peuvent aussi définir leur raison d’être pour donner un cap collectif et un cadre à l’action individuelle.
• S’acculturer à des modes de fonctionnements alternatifs que la sacro-sainte organisation pyramidale. On pourra, à ce titre, s’intéresser à l’Holacratie, à la sociocratie et aller à la rencontre d’entreprises qui expérimentent des modes de fonctionnement alternatifs (exemple d’organisation inspirée de l’Holacratie avec Hurrah). Cette exploration peut se faire via des rencontres, visites d’entreprises, lectures, etc.
• Définir entre associés, ou avec les équipes, le projet organisationnel. En fonction des intentions des entrepreneurs, de l’histoire de la startup et de la culture qui est déjà présente, il s’agit de définir :
• Quel niveau d’autonomie souhaité pour les équipes ?
• Quelle latitude décisionnelle donner aux équipes ?
• Quel niveau de management souhaité (équipe en râteau ou structuration autour de managers ; avec quelles attentes des managers) ?
• …

Mettre en place une organisation distribuée et responsabilisante

Mettre en œuvre ce projet organisationnel avec les équipes. Cela peut passer par la création d’équipes autonomes, la nomination de “leaders de cercles” par leurs pairs, la mise en place de nouveaux modes de décision collectives ou encore la création de rôles spécifiques pour distribuer le pouvoir et les responsabilités. Dans tous les cas, cette évolution organisationnelle doit être accompagnée de 3 ingrédients clés :

• La formalisation des “règles du jeu” de l’organisation : qui a le droit de prendre quelle décision ? quels sont les processus pour faire évoluer l’organisation ? quels sont les rôles de chacun… ?
• L’outillage organisationnel : pour que ces règles du jeu soient partagées et que l’information circule (pour mettre les équipes dans une posture décisionnelle, il leur faut de l’information), l’entreprise doit adopter des outils efficaces. On retrouvera souvent Notion pour avoir un wiki interne des processus, mais on pourra aussi trouver des outils comme Holaspirit ou GlassFrog pour tracer les décisions ou encore expliciter l’organisation du pouvoir en interne.
• La formation des équipes pour naviguer aisément dans une organisation responsabilisante : prise de décision partagée, communication assertive, feedback, gestion de projet collaborative, management par la confiance…

Mettre en place une structure organisationnelle responsabilisante est une voie possible pour que votre entreprise maintienne sa culture collaborative et sécurise son développement en phase de croissance. Mais n’adoptez pas un modèle tout fait qui ne s’adapterait pas à votre culture et à vos aspirations entrepreneuriales. Il s’agit avant tout de se questionner :

• Quels sont les 5 comportements que je rêve d’observer au quotidien dans mon équipe ?
• Quels sont les 5 comportements qu’il me serait insupportable d’observer dans mon équipe ?

Pour la suite, vous êtes entrepreneurs, vous saurez explorer de nouveaux modèles organisationnels, les essayer, vous tromper et rectifier !

Et si vous avez besoin d’en discuter, n'hésitez pas.